Ajankohtaista

25/5/2018

Tietosuojaseloste (GDPR)

Tietosuojaseloste Tietosuojaseloste

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) mukainen versio

‍

Rekisterinpitäjä

Tilitoimisto Viac Consulting (Viac Holding Oy) Y-tunnus: 1018695-3 osoite: Merikotkantie 10 LH 1, 67200 Kokkola p. 020 7528 500

sähköposti: info@viac.fi

‍

Tietosuoja-asioista vastaava yhteyshenkilö

Tietosuojavastaava Jani Andersson p. 020 7528 501 sähköposti: info@viac.fi

‍

Henkilörekisterin nimi

Asiakasrekisteri, käyttäjärekisteri, työntekijärekisteri ja markkinointirekisteri

‍

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on:

- Rekisteröidyn antama suostumus henkilötietojen käsittelyyn

- Rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välinen sopimussuhde

- Rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden toteuttaminen

- Rekisterinpitäjän oikeutettu etu

- Yleinen etu tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttäminen

Asiakasrekisterin tarkoitus on asiakassuhteiden hoitaminen ja kehittäminen. Tilitoimisto Viac Consultingin suorittama henkilötietojen käsittely perustuu asiakkaan kanssa laadittuun toimeksiantosopimukseen ja henkilötietojen käsittelysopimukseen.

Asiakasrekisterin sisältämiä henkilötietoja käytetään palveluiden tuottamiseksi sopimussuhteessa asiakkaaseen, asiakkaan lakisääteisten velvollisuuksien toteuttamiseksi sekä tuotteiden ja palveluiden laadun kehittämiseksi. Lisäksi asiakasrekisterin sisältämiä henkilötietoja käytetään asiakasviestintään ja tiedottamiseen. Henkilötietojen käsittely voi olla tarpeen myös rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttamiseksi.

‍

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilörekisteriin merkittäviä tietoja saadaan säännönmukaisesti seuraavista lähteitä:

- Rekisteröidyltä itseltään

- Julkiset tietolähteet

- Oma toiminta

- Viranomaiset

- Veroviranomaiset

- Patentti- ja rekisterihallitus

- Ammattiliitot

- Työttömyyskassat

- Vakuutusyhtiöt

- KELA

‍

Käsiteltävät henkilötiedot

Viac Consultingin ja asiakkaan välisen toimeksiantosopimuksen sisällöstä riippuen Viac Consulting saattaa käsitellä seuraavien keskeisten rekisteröityjen ryhmien henkilötietoja:

- Asiakkaan työntekijät, yhteyshenkilöt, tosiasialliset edunsaajat, osakkaat ja yhtiömiehet sekä hallituksen jäsenet

- Asiakkaan tilintarkastajat ja yhteyshenkilöt muissa organisaatioissa

‍

Henkilötietojen luovuttaminen

Asiakkaan tilintarkastajalle tietoja luovutetaan ilman erillistä valtuutusta asiakkaan ja tilintarkastajan välisen sopimuksen toimeenpanon toteuttamiseksi. Muiden asiakkaan yhteistyökumppaneiden, kuten esimerkiksi lakimiesten, konsulttien jne., osalta asiakkaalta pyydetään erillinen suostumus tietojen luovuttamiseen.

Kirjallisen materiaalin luovuttamisen yhteydessä laaditaan tietojen luovutustodistus, jossa käy ilmi luovutetun aineiston perustiedot, kenelle luovutettu ja milloin. Tämä luovutustodistus tallennetaan asiakaskansioihin mahdollista myöhempää todistusvelvollisuutta varten.

Veroviranomaisille, eläkevakuutusyhtiöille, vakuutusyhtiöille, ammattiyhdistysliitoille, kansaneläkelaitokselle tai työeläkekassoille tietoja luovutetaan ilman asiakkaan valtuutusta tai suostumusta, silloin kun tiedon luovutuksesta on laissa erikseen määritelty.

Digitaalisten aineistojen käsittelyä valvotaan tietojärjestelmien tapahtumatiedon eli lokitietojen tallentamisen ja niiden automaattisen tai manuaalisen valvonnan avulla. Tämän lisäksi lokitietoa voidaan tarvittaessa käyttää todisteena.

Toimittaja voi luovuttaa henkilötietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa. Rekisteritietoja voidaan luovuttaa veroviranomaisille, eläkevakuutusyhtiöille, vakuutusyhtiöille, ammattiyhdistysliitoille, kansaneläkelaitokselle tai työeläkekassoille.

Toimittajalla on lakisääteinen velvollisuus luovuttaa henkilötietoja viranomaisille heiltä kirjallisesti saatujen laillisten tietopyyntöjen perusteella.

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei asiakas sitä itse pyydä kirjallisesti. Asiakkaan pyytämät tiedonsiirrot EU tai ETA-alueen ulkopuolelle tehdään Euroopan Unionin tietosuoja-asetuksen tiedonsiirtoja koskevat vaatimukset täyttäen.

Henkilötietoja ei siirretä EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

‍

Henkilötietojen suojaus

Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot suojataan teknisesti palomuureilla ja salasanoilla Toimittajan taloudenhallintajärjestelmiin sekä muilla tietoturvan toimialalla yleisesti hyväksyttävin teknisillä keinoilla.

Toimittaja suojaa asiakkaan tietoja luvattomalta käytöltä ja levitykseltä. Ainoastaan yksilöidyillä Toimittajan työntekijöillä ja Toimittajan toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin erikseen myönnettyjen käyttöoikeuksien perusteella. Käyttäjien käyttöoikeuksia valvotaan ja vaarallisten käyttöoikeusyhdistelmien luominen on kielletty käyttöoikeuksien hallintapolitiikassa ja niiden syntymistä valvotaan osana käyttöoikeuksien hallintaa. Erityisesti eri järjestelmien pääkäyttäjien käyttöoikeudet tarkistetaan säännöllisesti ja poistetaan kun käyttäjä ei niitä enää tarvitse. Toimittajalta poistuneiden työntekijöiden käyttöoikeudet poistetaan työsuhteen päättyessä kaikista järjestelmistä.

Asiakkaan tietoja käsittelee vain se Toimittajan työntekijä joka on osoitettu tekemään kyseinen työ. Henkilötiedon käsittely muilla perusteilla on kielletty, vaikka Toimittajan työntekijällä olisi tekninen pääsy asiakastietoon hänen työtehtävänsä ja liiketoiminnallisten syiden perusteella.

Koko Toimittajan henkilöstöllä, ja sen lukuun toimivilla ulkopuolisilla henkilöillä, on vaitiolovelvollisuus liittyen kaikkeen asiakkaan taloushallinnon tietoon ja henkilötietoon. Vaitiolovelvollisuus on kirjattuna Toimittajan henkilöstön työsopimuksiin, mukaan lukien sanktiot.

Asiakkaan tietoja käsitellään tietojärjestelmissä jotka sijaitsevat Toimittajan tiloissa, konesalissa Suomessa tai Euroopan Unionin alueella sijaitsevissa pilvipalveluissa.

Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat toimitiloissa, joihin asiattomilta pääsy on estetty.

‍

Tietojen säilytysaika

Säilytämme henkilökohtaisia tietoja vain tarvittavan ajan, jotta tässä selosteessa kuvatut käyttötarkoitukset voidaan täyttää.

Lisäksi joitain tietoja joudutaan säilyttämään kauemmin niiltä osin, kuin laki vaatii – esim. kirjanpitoa koskevien vastuiden ja velvollisuuksien toteuttamiseksi ja toteennäyttämiseksi.

Asiakkaan pyynnöstä häntä koskevat henkilötiedot voidaan poistaa kokonaan, kun tietoa ei enää tarvita tässä selosteessa lueteltuihin tarkoituksiin.

Osalle tiedoista laki asettaa velvoitteen sen pidempiaikaiselle tallentamiselle. Mm. kirjanpitolaki määrittelee kaikelle liiketoimintaan sen osalta liittyvälle tiedolle pidemmät säilytysajat (riippumatta siitä sisältääkö aineisto henkilötietoja tai ei)

‍

Profilointi

Henkilötietoja ei käytetä profilointiin tai muuhun automaattiseen päätöksentekoon.

‍

Evästeet

Verkkosivustomme käyttävät evästeitä. Evästeet (engl. cookies) ovat verkkopalvelumme tuottamia pieniä teksti-tiedostoja, jotka verkkoselaimesi suostumuksella tallentuvat selainlaitteesi muistiin. Evästeiden avulla voimme analysoida selaimellasi verkkopalvelullemme tekemiäsi palvelupyyntöjä, yksilöidä sivustoa käyttäessäsi tekemiäsi valintoja ja asetuksia, sekä tuottaa niiden perusteella yksilöllisiä palveluja.

Verkkoselaimesi toiminnoilla evästeistä voi kieltäytyä tai evästeitä voi poistaa. Se kuitenkin vaikuttaa mahdollisuuksiimme tuottaa yksilöllisiä laadukkaita verkkopalveluja

‍

Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, ja jos käsitellään, oikeus saada kopio henkilötiedoistaan.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää, että häntä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot korjataan. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä toimittamalla tarvittavat lisätiedot.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itseään koskevien henkilötietojen poistamista, jos a. henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty;

b. rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon henkilötietojen käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta; tai

c. henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa itseään koskevien henkilötietojen käsittelyä, jos a. rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansapitävyyden;

b. käsittely on lainvastaista, ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista; tai

c. rekisterinpitäjä ei enää tarvitse henkilötietoja käsittelyn alkuperäisiin tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Vastustamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä.

Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä rekisteröidyn henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi

osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet, tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Jos henkilötietoja käsitellään suoramarkkinointia varten, rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä tällaista markkinointia varten, mukaan lukien profilointia silloin kun se liittyy tällaiseen suoramarkkinointiin.

Oikeus peruuttaa suostumus

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat ja hänen itse toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Henkilötietoasioiden kansallisena valvontaviranomaisena on oikeusministeriön yhteydessä toimiva tietosuojavaltuutettu. Sinulla on oikeus saattaa asiasi valvontaviranomaisen käsiteltäväksi, jos katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan sitä koskevaa lainsäädäntöä.

‍

Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä tietosuojavastaavaan sähköpostitse osoitteeseen info@viac.fi tai postitse osoitteeseen Merikotkantie 10 LH 1, 67200 Kokkola.

‍

16/4/2018

Web osto- ja myyntilaskujen versio 7.7.3 on julkaistu

Lakisääteisiä muutoksia:

- Ostolaskujen käsittely -sovelluksessa mahdollisuus muuttaa tiliöintejä ilman alv-automatiikkasäännönrajoituksia. Toiminnallisuus perustuu käytössä oleviin alv-automatiikkasääntöihin sekäkäyttäjälle annettaviin käyttöoikeuksiin.

- Muita käytettävyysparannuksia, kuten Ostolaskujen käsittely - ja Web-myyntilaskutussovelluksiinlisätty uusia hakuehtoja.

- Ostolaskujen käsittely - ja Web-myyntilaskutus-sovellusten selailuihin lisätty mahdollisuus nähdä haettujen laskujen ja tositteiden summat myös arvonlisäverottomina.

- Finago-brändiä koskevia ohjelmiston ulkoasumuutoksia

15/12/2016

Web osto- ja myyntilaskujen versio 6.6.2 on julkaistu

NetTikon OSTOLASKU Mobiili -/Tikon Ostolaskujen käsittely Mobiili, muun muassa:

Maksatus -toiminto, jolla voi muodostaa maksatukseen hyväksytyistä ostolaskuista SEPA-maksuaineistoja.
Kierrätyssääntöjen ylläpito
Käsittelyhistoria
Muita käytettävyysparannuksia ja käyttöliittymämuutoksia

NetTikon MYYNTILASKU Mobiili -/Tikon Web-myyntilaskutus Mobiili:

Rivin kopiointi uuden rivin pohjaksi
Käyttöliittymäparannuksia
Paperilaskun tulostukseen muutoksia, kun tulostus tapahtuu Internet Explorer -selaimella

20/6/2017

Web osto- ja myyntilaskujen versio 7.7.1 on julkaistu

Tikon Ostolaskunkäsittely - ja Tikon Web-myyntilaskutus -sovellusten muutoksia:

Silverlight-käyttöliittymät on poistettu ohjelmistopaketista ja vastaavien HTML-sovellusten nimistä on poistettu Mobiili-lisäliite.
Selaus-näkymien Taulukon asetukset -valinnat voi tallentaa käyttäjäkohtaiseksi oletukseksi.
Tikon Ostolaskunkäsittely Tiliöinti -toiminto: selite kopioituu automaattisesti tiliöintiriviltä toiselle laskua jaettaessa. Kustannuspaikka- ja projektitiedot sekä selite näkyvät suoraan päänäkymässä.
Tikon Web-myyntilaskutus -sovellus: Lisätty Perustiedot-toiminto, jolla loppukäyttäjä voi lisätä, muuttaa ja tarvittaessa poistaa asiakkaisiin, tuotteisiin, ehtoihin ja hinnastoihin liittyviä perustietoja. Toteutettu laskujen tulostusta koskevia käytettävyysparannuksia. Asiakkaan alv-tapa on mahdollista vaihtaa laskua syötettäessä.

Ajankohtaista

25/5/2018

Tietosuojaseloste (GDPR)

16/4/2018

Web osto- ja myyntilaskujen versio 7.7.3 on julkaistu

15/12/2016

Web osto- ja myyntilaskujen versio 6.6.2 on julkaistu

20/6/2017

Web osto- ja myyntilaskujen versio 7.7.1 on julkaistu

Kiinnostuitko?
Haluatko tietää lisää?

Jätä yhteystietosi niin otamme sinuun yhteyttä.

Ajankohtaista

25/5/2018

Tietosuojaseloste (GDPR)

16/4/2018

Web osto- ja myyntilaskujen versio 7.7.3 on julkaistu

15/12/2016

Web osto- ja myyntilaskujen versio 6.6.2 on julkaistu

20/6/2017

Web osto- ja myyntilaskujen versio 7.7.1 on julkaistu

Kiinnostuitko? Haluatko tietää lisää?

Jätä yhteystietosi niin otamme sinuun yhteyttä.

Kiinnostuitko?
Haluatko tietää lisää?